Apa itu Intelligent Process Automation? Manfaatnya bagi Bisnis

Di tengah laju perkembangan teknologi yang semakin pesat, bisnis di seluruh dunia menghadapi tantangan untuk terus beradaptasi dan meningkatkan efisiensi operasional mereka. Salah satu solusi yang kini menjadi perhatian utama adalah Intelligent Process Automation (IPA). Teknologi ini bukan sekadar tren, tetapi sebuah inovasi yang dapat mengubah cara perusahaan beroperasi, memperkuat daya saing, dan memberikan layanan terbaik kepada pelanggan.

Artikel ini akan mengupas tuntas tentang apa itu Intelligent Process Automation, bagaimana cara kerjanya, aplikasi di berbagai sektor, serta dampaknya terhadap bisnis.

Apa Itu Intelligent Process Automation?

Intelligent Process Automation atau IPA adalah gabungan berbagai teknologi yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi proses digital. Dengan menggabungkan teknologi seperti Robotic Process Automation (RPA), Artificial Intelligence(AI), machine learning (ML), dan Digital Process Automation (DPA), IPA tidak hanya mengotomatisasi tugas-tugas manual, repetitif, dan rutin yang sebelumnya dilakukan oleh manusia, tetapi juga mampu belajar dan beradaptasi dengan alur kerja yang terus berkembang. Inovasi ini membawa harapan baru bagi perusahaan dalam menciptakan lingkungan operasi yang lebih efektif dan efisien.

Teknologi yang Digunakan di IPA

Untuk memahami apa yang dapat dilakukan oleh IPA, penting untuk mengetahui teknologi utama yang menjadi pondasinya. Berikut adalah empat teknologi utama yang digunakan dalam IPA:

1. Artificial Intelligence (AI)
   AI adalah simulasi proses kecerdasan manusia oleh mesin, terutama oleh sistem komputer. Teknologi ini memungkinkan IPA untuk menganalisis data dengan kecepatan yang jauh lebih cepat dibandingkan manusia, sambil mengenali pola dan belajar dari pengalaman masa lalu.
2. Machine Learning (ML)
   ML adalah jenis AI yang memungkinkan aplikasi perangkat lunak menjadi lebih akurat dalam memprediksi hasil berdasarkan data historis. Dengan ML, IPA dapat meningkatkan kualitas prediksi dan pengambilan keputusan, yang sangat penting dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.
3. Robotic Process Automation (RPA)
   RPA adalah alat otomasi perangkat lunak yang membantu mengotomatisasi tugas-tugas berulang yang berbasis aturan. Dalam konteks IPA, RPA sering digunakan sebagai fondasi untuk mengotomatisasi proses dasar sebelum dilengkapi dengan teknologi AI dan ML untuk menangani tugas yang lebih kompleks.
4. Digital Process Automation (DPA)
   DPA adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan alur kerja. DPA tidak hanya mengotomatisasi tugas-tugas, tetapi juga memungkinkan pengoptimalan proses bisnis secara keseluruhan dengan meminimalkan kebutuhan interaksi manusia.

Selain empat teknologi ini, IPA juga sering dilengkapi dengan alat-alat lain seperti Natural Language Processing (NLP) yang memungkinkan mesin untuk memahami dan memproses bahasa alami, serta agen kognitif yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan.

Perbedaan IPA dengan RPA

Meskipun IPA dan RPA sering dianggap mirip, keduanya memiliki perbedaan mendasar. RPA umumnya digunakan untuk mengotomatisasi proses yang sudah ditentukan dan berbasis aturan, seperti mengisi formulir atau memproses data sederhana. Sebaliknya, IPA mampu menangani operasi yang lebih kompleks dengan memanfaatkan teknologi seperti AI, ML, dan NLP.

Selain itu, IPA mampu menangani berbagai format data dan memungkinkan lebih banyak jenis pengambilan keputusan yang cerdas, yang tidak dapat dicapai dengan RPA saja. Meskipun demikian, RPA seringkali menjadi fondasi awal yang diperlukan sebelum sebuah perusahaan dapat beralih ke strategi IPA yang lebih maju.

Manfaat Implementasi IPA

Menurut McKinsey, perusahaan yang telah menerapkan IPA secara efektif telah melihat peningkatan signifikan dalam efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas. Dengan mengotomatisasi 50-70% tugas, organisasi dapat mencapai efisiensi biaya run-rate tahunan sebesar 25-35% dan mengurangi waktu proses langsung hingga 50-60%. Hal ini menunjukkan betapa besar potensi IPA dalam mengoptimalkan operasi bisnis.

Berikut adalah berbagai manfaat yang signifikan, di antaranya:

• Otomatisasi Tugas Manual: IPA dapat mengotomatisasi tugas-tugas manual dan berulang yang sebelumnya dilakukan secara manual, sehingga mengurangi waktu dan tenaga yang diperlukan.
• Optimalisasi Produktivitas: Dengan membebaskan pekerja dari tugas-tugas rutin, IPA memungkinkan mereka untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan bernilai tinggi.
• Koordinasi Pekerjaan yang Lebih Baik: IPA dapat mengkoordinasikan pekerjaan antara sistem perangkat lunak dan manusia, memastikan proses berjalan lebih lancar dan efisien.
• Visibilitas End-to-End: IPA memberikan visibilitas end-to-end dari proses bisnis dan perjalanan pelanggan, yang memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengoptimalkan kinerja mereka secara real-time.
• Peningkatan Pengalaman Pelanggan: Dengan proses yang lebih efisien dan tepat, pengalaman pelanggan dapat ditingkatkan secara signifikan.
• Pengurangan Kesalahan: Otomatisasi melalui IPA juga membantu mengurangi kesalahan dalam pemrosesan data dan transaksi, yang sering terjadi dalam proses manual.
• Penurunan Biaya Operasional: Dengan mempercepat proses dan mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual, IPA dapat menurunkan biaya operasional perusahaan.
• Kemampuan Beradaptasi: IPA memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah beradaptasi terhadap perubahan dalam proses bisnis, baik karena perubahan pasar atau perkembangan teknologi.

Penerapan Intelligent Process Automation di Berbagai Industri

Intelligent Process Automation atau IPA telah menjadi kekuatan pendorong di berbagai sektor industri, meningkatkan efisiensi dan produktivitas sambil mengurangi biaya dan kesalahan. Berikut ini adalah bagaimana IPA diterapkan di beberapa industri utama dan potensi masa depannya.

• Keuangan dan Akuntansi

Di sektor keuangan, IPA memainkan peran penting dalam mengotomatiskan proses-proses rutin seperti pemrosesan faktur, rekonsiliasi akun, dan pelaporan keuangan. Dengan menggabungkan RPA (Robotic Process Automation) dan teknologi deteksi penipuan, lembaga keuangan dapat menganalisis data transaksi dari berbagai sumber secara efisien. Hal ini memungkinkan deteksi aktivitas penipuan secara lebih akurat dan tepat waktu, yang pada akhirnya meningkatkan manajemen risiko dan mencegah kerugian finansial. Bank of America, misalnya, telah memanfaatkan IPA untuk mengelola pengeluaran mereka dengan lebih baik, menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dan akurasi yang lebih tinggi.

• Mengoptimalkan Pengelolaan Karyawan

Dalam departemen sumber daya manusia, IPA mempermudah tugas-tugas seperti perekrutan, orientasi, dan pemrosesan penggajian. Ini membebaskan staf SDM untuk fokus pada inisiatif strategis, seperti pengembangan dan keterlibatan karyawan. Teknologi seperti pemrosesan bahasa alami dan pembelajaran mesin dapat membantu dalam menganalisis data SDM, mengidentifikasi pola, dan membuat keputusan yang lebih baik mengenai kebijakan dan strategi SDM. Unilever, sebagai contoh, telah menggunakan IPA untuk menyederhanakan proses orientasi karyawan, meningkatkan efisiensi dan pengalaman orientasi secara keseluruhan.

• Customer Service

Otomatisasi proses cerdas telah merevolusi layanan pelanggan dengan menggunakan teknologi seperti chatbot dan analisis sentimen otomatis. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan pertanyaan rutin dan membuat agen manusia dapat menangani permintaan yang lebih kompleks. Selain itu, IPA membantu dalam memberikan pengalaman yang lebih personal dengan menganalisis suasana hati dan preferensi pelanggan. Beberapa perusahaan terkemuka, termasuk H&M, Sephora, dan Nike, telah mengintegrasikan chatbot dalam strategi layanan pelanggan mereka, yang meningkatkan waktu respons dan akurasi layanan.

• Supply Chain dan Logistik

Di sektor rantai pasokan dan logistik, IPA meningkatkan efisiensi dengan mengotomatisasi tugas-tugas seperti pemrosesan pesanan, pelacakan pengiriman, dan manajemen inventaris. Teknologi seperti IoT (Internet of Things) dan analitik prediktif membantu bisnis memantau kondisi kargo secara real-time dan menghindari gangguan. Walmart, misalnya, berinvestasi dalam AI dan pembelajaran mesin untuk meningkatkan operasional rantai pasokan mereka, memungkinkan pemantauan pesanan dan identifikasi potensi penundaan dengan lebih akurat.

• Kesehatan

Dalam dunia kesehatan, IPA memfasilitasi berbagai aplikasi mulai dari pemantauan pasien hingga penemuan obat dan penagihan medis. Sistem seperti IBM Watson for Oncology membantu tenaga medis dalam merumuskan rencana perawatan dengan menganalisis data dari berbagai sumber medis. IPA juga mempercepat proses administrasi dan meningkatkan hasil pasien, serta mengurangi biaya secara keseluruhan.

• Manufaktur

Dalam industri manufaktur, IPA memfasilitasi perawatan prediktif dan manajemen rantai pasokan otomatis, yang mengurangi kesalahan dan meningkatkan visibilitas operasional. Platform seperti Machina Labs menggunakan AI untuk mempercepat pembuatan bagian dan meningkatkan kontrol kualitas. Ini memastikan produksi yang konsisten dan berkualitas tinggi, sementara pelacakan inventaris secara real-time membantu mengoptimalkan proses produksi.

Dampak Intelligent Process Automation untuk Bisnis

Penerapan Intelligent Process Automation (IPA) dalam dunia bisnis membawa berbagai dampak positif yang signifikan. Dengan memanfaatkan teknologi otomatisasi yang cerdas, perusahaan dapat mengalami peningkatan efisiensi operasional, penghematan biaya, serta peningkatan kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan. Berikut adalah penjelasan mendalam mengenai dampak positif IPA:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional hingga 90%

Intelligent Process Automation mampu menyelesaikan tugas-tugas rutin dengan kecepatan yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan tenaga manusia. Misalnya, dalam industri perbankan, proses persetujuan pinjaman yang dulunya memerlukan beberapa minggu kini bisa diselesaikan dalam hitungan jam atau bahkan menit. Studi dari Deloitte menunjukkan bahwa perusahaan yang menerapkan Robotic Process Automation (RPA) dapat mengurangi waktu proses hingga 40-60%. Selain itu, sistem otomatis tidak mengalami kelelahan atau kesalahan manusia. Dalam pengolahan data asuransi, IPA dapat mengurangi kesalahan input data hingga 90%, sebagaimana dilaporkan oleh McKinsey.

2. Menghemat Biaya Operasional antara 30-50%

Otomatisasi membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja untuk tugas-tugas berulang. Menurut laporan Capgemini, implementasi RPA dapat mengurangi biaya operasional hingga 30-50%. Dalam sektor manufaktur, misalnya, penggunaan predictive maintenance dapat mengurangi biaya perawatan hingga 20%, menurut laporan Deloitte. Penghematan biaya ini tidak hanya memperbaiki bottom line perusahaan, tetapi juga memungkinkan alokasi sumber daya yang lebih efisien dan efektif.

3. Peningkatan Kualitas Layanan dan Kepuasan Pelanggan hingga 20%

Layanan yang diotomatisasi memberikan respons yang lebih cepat dan akurat. Contohnya, chatbot berbasis AI dapat menangani pertanyaan pelanggan dalam hitungan detik, yang berdampak positif pada kepuasan pelanggan. Laporan dari Gartner menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan chatbot mengalami peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 20%. Selain itu, AI juga dapat menganalisis data pelanggan untuk memberikan layanan yang lebih personal. Dalam industri e-commerce, personalisasi yang didukung oleh teknologi dapat meningkatkan penjualan hingga 10-15%, menurut penelitian Boston Consulting Group.

4. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

IPA memungkinkan analisis data secara real-time yang sangat bermanfaat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Di sektor kesehatan, analitik data dapat membantu dokter dalam membuat keputusan medis yang lebih cepat dan akurat, mengurangi waktu diagnosis hingga 50%, sebagaimana dilaporkan PwC. Selain itu, analitik prediktif membantu perusahaan dalam memprediksi tren pasar dan kebutuhan pelanggan. Dalam sektor retail, prediksi permintaan yang akurat dapat mengurangi stok berlebih hingga 20%, menurut McKinsey.

5. Skalabilitas dan Fleksibilitas

Otomatisasi memungkinkan perusahaan untuk menangani volume kerja yang lebih besar tanpa memerlukan penambahan tenaga kerja secara signifikan. Perusahaan teknologi yang mengimplementasikan otomatisasi melaporkan peningkatan produktivitas hingga 30%, menurut laporan Forrester. Sistem otomatis berbasis AI dan RPA juga mudah disesuaikan dengan perubahan proses bisnis, memberikan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan perubahan pasar atau regulasi. Studi dari IBM menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan IPA memiliki kemampuan beradaptasi yang lebih baik dan dapat menerapkan perubahan proses hingga 50% lebih cepat.

Masa Depan Intelligent Process Automation

Pasar global untuk IPA menunjukkan pertumbuhan yang pesat, dengan nilai pasar yang diperkirakan akan mencapai $22,8 miliar pada tahun 2027. Pertumbuhan ini mencerminkan adopsi yang semakin luas dari solusi IPA di berbagai industri. Masa depan IPA akan semakin didorong oleh kemajuan dalam pembelajaran mesin, kecerdasan buatan, dan pemrosesan bahasa alami. Teknologi ini akan memungkinkan IPA untuk mengotomatiskan proses yang semakin kompleks, meningkatkan efisiensi, dan memperbaiki pengalaman pelanggan.

Demokratisasi teknologi IPA juga akan memainkan peran penting, memungkinkan bisnis dari berbagai ukuran untuk memanfaatkan solusi ini. Dengan terus berkembangnya teknologi dan adopsi yang lebih luas, IPA menjanjikan transformasi signifikan dalam cara bisnis beroperasi, mendorong hasil yang lebih baik untuk organisasi, pelanggan, dan karyawan.

Otomatisasi proses cerdas tidak hanya menjadi alat untuk meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga menjadi kunci untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan inovasi dalam bisnis. Dengan kemampuan untuk mengotomatiskan tugas-tugas sederhana dan berulang, IPA memberikan kesempatan bagi bisnis untuk fokus pada aspek strategis dan inovatif dari operasi mereka, mendorong kemajuan dan keberhasilan di masa depan.

Pandangan Pasar dan Tools IPA

Menurut survei global tentang robotika oleh Deloitte pada tahun 2019, eksekutif memperkirakan bahwa otomatisasi cerdas akan memberikan pengurangan biaya rata-rata sebesar 21% dan peningkatan pendapatan sebesar 9% dalam beberapa tahun mendatang.

Beberapa produk IPA atau RPA cerdas yang saat ini tersedia di market meliputi:

• Another Monday: Platform otomatisasi ini secara otomatis mendokumentasikan logika proses, menarik tugas dari database, dan menawarkan interface pengguna drag-and-drop.
• UiPath: Alat RPA ini mendukung fitur IPA dan dapat mengotomatisasi aplikasi desktop atau web apa pun.
• Automation Anywhere: Alat RPA ini telah mulai mengadopsi kualitas IPA, menggabungkan RPA dengan pemahaman bahasa dan kemampuan membaca data tidak terstruktur.